Privacy en algemene voorwaarden

Je profiel in het Register van You.Manual™ Professionals

Ben je lid van TalentFirst, dan kun je een profiel maken in ons register op talentfirst.nl. Daar zoeken mensen een coach of trainer die bij ze past.

Wat er openbaar staat. Zet je je vermelding aan, dan staan er altijd je naam, of je coach of trainer bent, en wat wij zelf nakijken: dat je gecertificeerd bent (met jaartal alleen als wij dat per persoon hebben nagekeken), dat je lid bent, sinds wanneer je met You.Manual™ werkt en, als je Partner bent, sinds wanneer. Daarnaast staat er alleen wat je zelf aanzet: je tekst "Zo werk ik", je provincie en of je online werkt, je thema's, je website of afspraaklink en je stijl.

Je stijl. Die halen we alleen uit je eigen You.Manual™ als jij hem aanzet. We bepalen uit je vier basisscores je sterkste letters (één, twee of drie) en tonen die met vaste woorden, op volgorde of als 'even sterk'. Je scores zelf tonen of bewaren we niet. De rest van je rapport blijft van jou.

Wat we intern bijhouden. Om te zien of je in het register mag staan, kijken we of je lid en gecertificeerd bent, óf je een eigen You.Manual™ hebt (niet wat erin staat) en met hoeveel klanten je met You.Manual™ werkt. Dat aantal ziet alleen TalentFirst. Ook leggen we vast wanneer je welke knop aan- of uitzette, bij welke versie van de tekst, met je IP-adres onherkenbaar gemaakt. Zo kunnen we laten zien dat jij toestemming gaf.

Waarom en op welke grond. Het doel is dat mensen jou kunnen vinden. We doen het alleen met je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je trekt die in door een knop uit te zetten in je profielbeheer. Wat al openbaar was, blijft tot dat moment rechtmatig.

Wie het ziet. Iedereen. Je profiel is een openbare pagina en zoekmachines zoals Google kunnen hem vinden en opslaan. Wij draaien het register op onze eigen server bij Hetzner, in de EU. De mail van het contactformulier gaat via Google Workspace. Beide verwerken gegevens in onze opdracht.

Hoe lang. Je profiel staat online zolang je toestemming geeft en aan de voorwaarden voldoet. Zet je iets uit, of voldoe je niet meer, bijvoorbeeld omdat je lidmaatschap afloopt? Dan is het binnen een dag van de pagina. Bij Google kan dat langer duren. Via Google zelf kun je vragen een oude zoekuitkomst sneller weg te halen. Wat je invulde, blijft in je account staan, zodat je het later weer kunt aanzetten. Verwijder je je account, dan gaan je profiel en de vastlegging van je toestemmingen mee, binnen de termijn die bij "Bewaartermijn" staat.

Je rechten. Je kunt je gegevens inzien, verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Mail naar info@talentfirst.nl. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een bericht sturen via een profiel in het register

Op een profiel in het register kun je de professional een bericht sturen. Zo werkt dat.

Wat er gebeurt. Je naam, je e-mailadres en je bericht sturen we één keer per mail door naar de professional. Die mail komt van youmanual@talentfirst.nl. Klikt de professional op beantwoorden, dan gaat het antwoord rechtstreeks naar jou. Vanaf dat moment ligt je bericht bij de professional. Die is er zelf verantwoordelijk voor, net als voor de rest van de klantgegevens.

Wat wij bewaren. Je bericht bewaren we niet. Tegen misbruik en spam houden we 30 dagen bij dát er een bericht is verstuurd: wanneer, naar welk profiel, via welke pagina, en of het lukte. Je IP-adres en je e-mailadres maken we daarbij onherkenbaar (gehasht). Na 30 dagen wissen we die notitie vanzelf. Daarnaast tellen we per maand hoeveel berichten er binnenkomen. In die telling staan geen persoonsgegevens.

Waarom en op welke grond. We sturen je bericht door omdat jij daarom vraagt, en we beschermen het formulier tegen misbruik. Beide doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG): jou in contact brengen met de professional die je zocht, en het register veilig houden voor jou, de professionals en onze andere mail.

Wie het krijgt. Alleen de professional die je kiest. De mail gaat via Google Workspace, dat in onze opdracht werkt. Wij geven je gegevens aan niemand anders.

Zet er geen gevoelige informatie in, zoals iets over je gezondheid. Dat bespreek je liever in het gesprek zelf.

Je rechten. Je kunt bij ons vragen wat we van je hebben, en dat laten verbeteren of verwijderen, of bezwaar maken. Geef je ons het e-mailadres dat je gebruikte, dan kunnen we nagaan of er nog een notitie van je is. Voor je bericht zelf kun je bij de professional terecht. Mail naar info@talentfirst.nl. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens in een teamrapport

Je coach kan een teamrapport maken. Daarin staan de You.Manual™-uitkomsten van de teamleden naast elkaar: op het teamwiel, in een verdeling over de stijlen en in een korte tekst. Je coach kiest per team wat erin komt: gedrag (DISC), motivatie (drijfveren) of allebei.

Wie er verantwoordelijk is. Voor het teamrapport is je coach verantwoordelijk voor je gegevens (verwerkingsverantwoordelijke). Werk je via je werkgever met You.Manual™, dan is dat je werkgever. TalentFirst maakt en bewaart het rapport in opdracht van je coach of je werkgever (verwerker). Heb je een vraag over het teamrapport, dan kun je bij je coach terecht, en ook bij ons.

Wat erin staat. Standaard staan in het teamrapport je naam, je stijlen en een paar persoonlijke regels uit je eigen rapport, zoals je kwaliteit en je valkuil. Om de tekst te maken, sturen we je naam, je stijlen en die regels naar Anthropic. Anthropic gebruikt dat niet om zijn modellen te trainen. Anthropic is een Amerikaans bedrijf, dus die gegevens kunnen in de VS terechtkomen. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Meetellen zonder je naam. Onder je eigen rapport staat een knop waarmee je kiest om mee te tellen zonder je naam. Dat kies je per laag: één keer voor gedrag (DISC) en één keer voor motivatie (drijfveren).

Kies je daarvoor, dan sta je in het teamrapport als "Teamlid" met een nummer. Je scores tellen gewoon mee. Je naam en initialen blijven eruit, net als de persoonlijke regels over jou. Dat geldt ook voor wat er naar Anthropic gaat: alleen het nummer en je scores.

Je keuze geldt voor jou als persoon bij deze coach, dus ook voor een latere analyse bij dezelfde coach. Dat herkennen we aan je e-mailadres.

Bestond er al een teamrapport met jou erin? Dan halen we daar je naam uit. Lukt dat niet met zekerheid, dan tonen we dat rapport niet meer tot je coach een nieuw rapport maakt.

Je zet dit aan of uit via je eigen link. Je coach heeft die link ook, maar kan je keuze niet vanuit het eigen account wijzigen. Wordt je keuze teruggezet naar "met je naam", dan sturen we je daarover een mail op je eigen adres. Dat doen we hoogstens één keer per dag. Jij kunt het altijd terugdraaien.

Wat het niet verandert. Je coach weet nog steeds wie je bent. En in een klein team kunnen collega's het soms raden.

Wat we daarvoor bewaren.

• Je keuze per laag, en wanneer je die voor het laatst wijzigde. Die bewaren we bij je gegevens, zolang die bestaan. Verwijder je je gegevens, dan gaat je keuze mee.
• Per teamlid een intern nummer in het opgeslagen teamrapport. Zo kunnen we je naam later nog vinden en weghalen. Dat nummer zien alleen je coach en TalentFirst. Het gaat niet naar Anthropic. Het verdwijnt als je coach het rapport opnieuw maakt of het team verwijdert.
• Een logregel als je keuze wijzigt. Ook als iemand anders dan jij dat probeert vanaf een ingelogd account, bijvoorbeeld je coach. In zo'n regel staan alleen interne nummers: geen naam, geen e-mailadres en geen IP-adres. Zo kunnen we laten zien dat je keuze via je eigen link is gezet, en of een poging vanaf een ingelogd account is tegengehouden. Wie de link gebruikte zonder in te loggen, kunnen we daaruit niet zien. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We bewaren een logregel 12 maanden.

Je rechten. Je kunt je gegevens inzien, verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken (zie "Jouw rechten"). Over het teamrapport kun je ook bij je coach terecht. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens als je via een organisatie werkt

Een organisatie kan You.Manual™ gebruiken met meerdere begeleiders. Ieder heeft dan een eigen account. De organisatie heeft één pot met credits, en een beheerder verdeelt die.

Wie er verantwoordelijk is. Voor de analyses en rapporten die een begeleider namens de organisatie afneemt, is de organisatie verantwoordelijk voor de gegevens van de deelnemers (verwerkingsverantwoordelijke). TalentFirst verwerkt die gegevens in opdracht van de organisatie (verwerker). Daarover maken we afspraken met de organisatie. Voor je account en je lidmaatschap van de organisatie is TalentFirst verantwoordelijk.

Wat je beheerder ziet. Je beheerder ziet je naam, je e-mailadres, je hele saldo, hoeveel credits je voor rapporten gebruikt en hoeveel je uit de pot kreeg, zolang je erbij hoort. Ook als je daarvoor je eigen credits gebruikt. In het overzicht staan alleen aantallen per begeleider en per jaar. Je deelnemers en hun rapporten staan op je eigen account. Je beheerder kan ze niet inzien: geen namen, geen scores en geen rapporten.

Credits. Credits die de organisatie eerder voor je betaalde, kunnen bij het koppelen naar de pot gaan. Die blijven daar als je weggaat. Credits uit de pot die je nog niet gebruikte, gaan bij je vertrek terug naar de pot. We houden bij welke credits van de pot naar jou gaan en terug. Dat bewaren we 7 jaar, omdat het bij onze boekhouding hoort en de wet dat vraagt. Betaalt de organisatie je lidmaatschap op factuur, dan staan je initialen en de periode op die factuur.

Uitnodigen. Een beheerder kan je uitnodigen op je e-mailadres, als je al een account hebt. Je krijgt dan een mail op het adres van dat account. Je beslist zelf of je meedoet. Een uitnodiging vervalt na 30 dagen. Gaat er iets mis met een uitnodiging, dan bewaren we een logregel zonder naam en zonder e-mailadres. Die logregel en een uitnodiging die niet is aangenomen, bewaren we 12 maanden.

Huisstijl. Heeft de organisatie een eigen logo, kleuren of afzendernaam, dan gebruiken we die in de mails en rapporten van alle begeleiders, ook in rapporten die al gemaakt zijn. Je eigen huisstijl bewaren we apart. Je krijgt hem terug als je weggaat.

Begeleider als afzender. Werkt een afdeling met een gedeelde login, dan ziet een deelnemer de naam van de begeleider met de afdeling erbij, niet de naam van de login.

De afspraken met de organisatie. De beheerder aanvaardt de verwerkersafspraken namens de organisatie, met naam en functie. Dat bewaren we zolang de organisatie klant is, en daarna nog 5 jaar. Zo kunnen we laten zien dat de afspraken er waren.

Als je weggaat. Je lidmaatschap bewaren we tot 2 jaar nadat het is geëindigd. Zo blijft het overzicht van de organisatie te verklaren. In dat overzicht ziet je beheerder je naam, met de aantallen uit de tijd dat je erbij hoorde. Begeleidde je deelnemers namens de organisatie, dan blijft de organisatie verantwoordelijk voor hun gegevens. Wat daarmee gebeurt als je weggaat, spreek je af met de organisatie.

Je rechten. Je kunt je gegevens inzien, verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken (zie "Jouw rechten"). Ben je deelnemer en heb je een vraag over je gegevens bij een organisatie, dan kun je ook bij die organisatie terecht. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.