Werkafspraken blijven hangen als elke stijl in je team er iets van zichzelf in terugziet. Een D wil het doel zien, een I de mensen, een S de voorspelbaarheid en een C de precieze norm. Schrijft één stijl de afspraken op, dan zijn het afspraken voor die ene stijl. De rest knikt, en vergeet ze.
Je kunt dat vooraf zien aankomen, als je weet welke stijlen er aan tafel zitten. Met You.Manual™, onze doorontwikkeling van DISC, wordt zichtbaar waar een afspraak gaat schuren voordat iemand de afspraak breekt.
Wat zijn werkafspraken in een team?
Werkafspraken zijn de spelregels die een team zelf maakt over hoe het samenwerkt. Denk aan bereikbaarheid, hoe je besluiten neemt, hoe je feedback geeft en wat je doet als iets uitloopt. Ze gaan over het samen doen, naast het werk zelf.
DISC is een gedragsanalysemodel. Het beschrijft vier gedragsstijlen langs twee assen: extravert of introvert, en taakgericht of mensgericht. Zo ontstaan D (Dominant), I (Invloed), S (Stabiel) en C (Consciëntieus). Iedereen laat alle vier zien, maar bijna iedereen heeft een voorkeur.
Wat heeft elke DISC-stijl nodig in een werkafspraak?
Elke stijl leest dezelfde afspraak met een andere vraag in het achterhoofd. Wie dat weet, schrijft afspraken die bij alle vier landen.
| Stijl | Vraag bij een afspraak | Wat helpt | Valkuil |
|---|---|---|---|
| D (rood) | Wat levert het op? | Het doel en de deadline, en vrijheid in het hoe | Afspraken over de manier voelen als controle |
| I (geel) | Wie doet er mee? | Samen de stappen bepalen, het luchtig houden | Enthousiast ja zeggen en de details vergeten |
| S (groen) | Wat betekent dit voor ons? | Vooraf op papier, tijd om na te denken, geleidelijk invoeren | Geen nee durven zeggen, en het later stil laten liggen |
| C (blauw) | Wat is precies de norm? | Specifiek, meetbaar, alle informatie vooraf | Blijven schaven tot er niets wordt afgesproken |
Kijk eens naar die laatste kolom. Elke stijl heeft een eigen manier om een afspraak te laten doodbloeden. Je hebt dus afspraken nodig waarin alle vier de vragen een antwoord krijgen.
Waarom blijven de meeste teamafspraken niet hangen?
Teams maken de meeste afspraken in het tempo van de snelste mensen aan tafel. In het DISC-model houden D en I hun voet op het gaspedaal. S en C staan op de rem. Een goed team heeft allebei nodig.
In een overleg wint het gas bijna altijd. Een D wil het punt afronden, een I heeft er zin in. Voor je het weet staat er een lijstje. Een collega met een S-voorkeur zegt niets, omdat nee zeggen lastig is. Een collega met een C-voorkeur heeft nog vragen, maar het moment is al voorbij.
Stilte is daarna geen instemming. De helft van het team heeft de afspraak gemaakt. De andere helft moet de afspraak uitvoeren, en doet dat vaak niet. Wie wil weten hoe dat verder escaleert, leest de vier klassieke teamconflicten tussen DISC-stijlen.
Hoe stel je samen werkafspraken op die iedereen draagt?
Maak het gesprek trager dan je gewend bent. Dat voelt voor rood en geel ongemakkelijk, en het levert afspraken op die blijven staan.
- Stuur het onderwerp vooraf op. Een S en een C willen nadenken voordat ze iets zeggen. Een mail van twee regels een paar dagen eerder is genoeg.
- Begin bij het doel. Waarom maken jullie deze afspraak? Dat is de vraag van de D, en het houdt het gesprek kort.
- Laat iedereen eerst zelf opschrijven. Twee minuten stil schrijven voordat er gepraat wordt. Zo komt de inbreng van de rem op tafel voordat het gas de ruimte vult.
- Maak elke afspraak toetsbaar. Kun je achteraf zien of die gehouden is? Zo niet, dan is het een wens. De C in je team helpt je hier graag mee.
- Vraag iedereen apart of die ermee kan werken. Doe dat per persoon. Een S zegt dan wel wat er schuurt.
- Spreek af wie bewaakt en wanneer je evalueert. Dat geeft de I structuur zonder dat het voelt als toezicht.
Meer over de volgorde waarin je mensen aan het woord laat, staat in vergaderen met vier kleuren.
Hoe ziet een goede werkafspraak eruit?
Neem een afspraak die je vaak tegenkomt: "We communiceren open met elkaar." Iedereen is het ermee eens. Niemand weet wat het betekent.
Een D vindt het vaag. Een I vindt het prima en doet niets anders. Een S hoort erin dat er kritiek gaat komen. Een C vraagt zich af wanneer iets "open" genoeg is.
Herschrijf die afspraak met alle vier de vragen erbij:
Zit je ergens mee in de samenwerking, dan zeg je het binnen een week tegen de persoon zelf, één op één. Lukt dat niet, dan bespreek je het eerst met de teamleider. Dit evalueren we elk kwartaal in het teamoverleg.
Er staat een termijn in, dus de D is tevreden. De I leest dat het over mensen gaat. Voor de S is belangrijk dat het onder vier ogen mag. En de C heeft een duidelijke norm en een moment van controle. Mooi is de zin niet meer. Bruikbaar wel.
Wat doe je als een stijl in je team ontbreekt?
Niet elk team heeft alle vier de stijlen in huis. In het DISC-teamwiel zie je waar het zwaartepunt van je team ligt. Ligt dat ver aan de kant van D en I, het gas, dan ontbreekt vaak de rem bij het maken van afspraken. Ligt het aan de kant van de rem, dan praat het team lang en besluit het weinig.
Vang dat op door de ontbrekende vraag bewust te stellen. Geef iemand de rol van de C: is deze afspraak toetsbaar? Of de rol van de S: wat betekent dit voor de mensen die het moeten doen? Benoemd werkt beter dan hopen. In de ontbrekende DISC-stijl in je team lees je per stijl wat er dan mist.
Wat voegt You.Manual™ toe aan werkafspraken?
Elk You.Manual™-rapport heeft een sectie over iemands ideale werkomgeving en een over de eigen communicatiestijl. Bespreek je die secties samen in het team, dan ligt de grondstof voor jullie afspraken al op tafel. Je ziet wie bedenktijd nodig heeft en wie juist vrijheid zoekt. Dat gesprek hoef je dan niet meer op gevoel te voeren.
You.Manual™ is gebouwd op DISC en gaat vijf stappen verder, met mindset, zelfvertrouwen, personal branding, een toekomstkompas en een eigen AI-coach. Wil je zelf teams begeleiden bij zulke afspraken, kijk dan bij de You.Manual™-certificering.
Hoe houd je werkafspraken levend?
Een afspraak die niemand meer noemt, bestaat niet meer. Zet een vast moment in de agenda om ze langs te lopen. Welke afspraak werkt nog, en welke breken jullie stilletjes?
Gebruik daarbij de Platinum Regel: behandel de ander zoals die behandeld wil worden. Dat geldt ook voor het terugkijken zelf. De D wil weten wat het oplevert, de S wil het veilig kunnen zeggen. Tegenpolen maken samen betere afspraken als ze die verschillen gebruiken. Hoe dat werkt, lees je in samenwerken met je tegenpool.
Welke afspraak in jouw team is eigenlijk door de snelste helft gemaakt, en wat zou de andere helft er nog aan willen toevoegen?